Положение об Административно-правовом управлении
22. Ведение штатно-должностной книги на все должности в соответствии со штатным расписанием по форме.
23. Руководство и контроль за кадровой работой в филиалах, проведение регулярных проверок состояния их работы с кадрами.
24. Выполнение отдельных поручений Председателя Правления. По канцелярии:
25. Главная функция канцелярии — организационное обеспечение текущей работы банка, которая включает:
— обеспечение единого порядка делопроизводства, в том числе определение перечня документов банка и сроков хранения, номенклатуры дел банка и др. Организация работы с документами, внедрение рациональной поисковой системы документов для выполнения поручений руководства банка и заявок подразделений;
— создание непрерывно действующей системы оказания помощи в ведении делопроизводства, организации учебы с ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях и филиалах, систематического контроля состояния делопроизводства;
— участие в разработке проектов приказов и распоряжений Председателя Правления по основным финансово-хозяйственным направлениям деятельности;
— прием и отправку всей корреспонденции (за исключением бухгалтерских и расчетных документов);
— учет входящей и исходящей корреспонденции, учет всех дел в банке в соответствии с их номенклатурой;
— рассмотрение поступивших документов на имя Председателя Правления и его заместителей и обеспечение своевременного оформления документов;
— оперативная передача (отправка) корреспонденции исполнителям в подразделения банка и управляющим филиалов в соответствии с резолюциями руководства банка;
— организация и обеспечение системы контроля за исполнением решений Собрания акционеров, Совета и Правления банка, приказов, распоряжений и указаний Председателя Правления (в отсутствие секретаря Правления);
— организационное обеспечение проводимых собраний акционеров, заседаний Совета банка, Правления, Совета управляющих и других мероприятий, в том числе: оповещение участников этих мероприятий, размещение их в гостиницах, подготовка необходимых материалов, оформление протоколов и доведение до исполнителей принимаемых решений и др. Подготовка проектов приказов о назначении ответственных исполнителей за выполнение решений Наблюдательного Совета и Собрания акционеров. Подготовка плана мероприятий по их реализации;
— организация и ведение архива банка, в том числе определение порядка приема документов в архив, их учета, хранения и использования;
— оформление заказов по указанию руководства банка на изготовление печатей, их регистрация и выдача руководителям банка и филиалам;
— организация и исполнение машинописных и копировально-множительных работ по заявкам подразделений банка;
— разработка предложений по оптимизации документопотока. Создание блок-схем работы с входящими и исходящими документами;
— подготовка предложений об изготовлении типографским способом деловых документов банка;
— совершенствование порядка подготовки приказов, распоряжений и договоров с другими организациями по основным финансово-хозяйственным направлениям деятельности и порядка контроля за исполнением приказов и распоряжений Председателя Правления, решений Правления и Наблюдательного Совета, Собраний акционеров банка;
— организация и осуществление почтового обеспечения, в том числе конвертирование, маркировка и отправка документов и писем банка, а также оформление подписки на газеты и журналы, их получение по почте и доведение до подразделений банка;
— участие в подготовке необходимых документов для регистрации, перерегистрации филиалов банка;
— регистрация и учет договоров банка с другими организациями, передача оригиналов в Управление бухгалтерского учета и отчетности, хранение копий договоров;
— изготовление и выдача по распоряжению Председателя Правления заверенных копий учредительных, договорных и других документов по заявкам подразделений банка и филиалов;
— организация работы секретарей руководства банка.
