Должностная инструкция заместителя начальника Административно-правового управления
2. Заместитель начальника Административно-правового управления:
— организует работу по созданию единой системы делопроизводства банка, внедряет в практику делопроизводства новые информационные технологии;
— разрабатывает проекты Положений по Управлению и должностные инструкции работников;
— планирует и организует работу канцелярии, осуществляет контроль за своевременным выполнением предусмотренных планами мероприятий;
— разрабатывает основополагающие документы по подготовке приказов, распоряжений и договоров с другими организациями по основным финансово-хозяйственным направлениям деятельности и контролю за исполнением приказов и распоряжений Председателя Правления, решений Правления и Наблюдательного совета, собраний акционеров банка;
— организует работу по подготовке и проведению заседаний Правления и Наблюдательного совета, собраний акционеров банка;
— готовит план мероприятий по выполнению решений Наблюдательного совета и Собрания акционеров банка с указанием ответственных исполнителей и формой контроля;
— в отсутствие секретаря Правления банка ведет протоколы собраний акционеров банка, заседаний Наблюдательного совета, правления, Совета управляющих;
— организует и осуществляет контроль копировально-множительных работ, готовит предложения о полиграфическом издании деловых документов;
— организует работу по взаимодействию банка с Центральным банком РФ, ГУ ЦБ по г. Москве и ГУ ЦБ в других городах России при регистрации (перерегистрации) филиалов банка;
— разрабатывает предложения по оптимизации документопотока, совершенствованию работы с входящими и исходящими документами;
— организует документарное и почтовое обеспечение головного банка и филиала, разрабатывает маршруты и контролирует работу закрепленного за Управлением автотранспорта для обеспечения почтовой связи;
— классифицирует договоры по направлениям деятельности банка с последующим представлением на утверждение Председателю Правления, кураторов соответствующих направлений из числа заместителей Председателя Правления и структурных подразделений, ответственных за каждый тип договора;
— рассматривает поступающую на имя Председателя Правления и его заместителей корреспонденцию, распределяет ее в зависимости от адресатов;
— принимает участие в разработке проектов приказов и распоряжений совместно со структурными подразделениями;
— организует регистрацию, учет и хранение подлинников учредительных и регистрационных документов, подготовку копий документов;
— организует учет печатей и штампов, используемых в банке, в том числе в филиалах;
— выполняет отдельные поручения Председателя Правления и организует их выполнение совместно с другими подразделениями, организует работу секретарей первых заместителей Председателя Правления.
